Getting Things Done met Google: Vergeet mapjes, denk workflow in Gmail

Eén van de leuke aspecten van mijn werk als Google Apps Deployment Specialist bij Everclouds is het ontmoeten van zoveel verschillende mensen. Bijna iedereen die ik spreek heeft een andere manier van werken en vaak kan ik daarvan leren. Daarnaast is het mijn taak om ook iets van mijn kennis over te dragen. Echter, een door de wol geverfde office manager vertel je niet zoveel meer. Die heeft zijn of haar zaakjes meestal goed voor mekaar. Waar ik bij zo’n e-mailtijger dan toch vaak mee scoor is de opmerking: Gooi die rottige e-mailmapjes toch weg, je hebt ze niet nodig.

Dat komt meestal hard aan, je gooit niet zomaar 8 jaar archivering weg. En regelmatig krijg ik dan ook een glazige blik met de opmerking: hoe bedoel je? Dit bedoel ik: weggooien die mapjes!

Hoeveel tijd ben je per dag bezig met het sorteren en archiveren van je e-mail en heeft al dat archiveren wel nut? Stel je krijgt een mail binnen van een collega met daarin de namen van enkele belangrijke potentiële klanten voor een nieuw product dat jullie aan het ontwikkelen zijn. In welk mapje ga je die mail opbergen? En als je volgende week weer zo’n mail krijgt, berg je ‘m dan weer in dat zelfde mapje op? En weet je zeker dat je collega’s die mail kunnen terugvinden als je een keer op vakantie bent?

Mijn mening: Stop daarmee. Archivering in Gmail is overbodig als je:

  1. weet hoe je moet zoeken in Gmail

  2. een handige workflow hebt

  3. nooit meer iets weggooit

Zoeken in Gmail werkt fantastisch als je de kneepjes een beetje kent. En als ik bij een klant ben, daag ik ‘m graag uit tot een wedstrijdje snelzoeken in Gmail. Ik vraag ‘m een specifieke mail terug te zoeken. Bijvoorbeeld het arbeidscontract van Jan. Hij zoekt in z’n mapjes, ik gebruik de Gmail search engine en win eigenlijk altijd. Meestal is een zoekopdracht zoals dit al voldoende: “to:jan contract”. En als ik dan win, heb ik de volledige aandacht.

Het tweede punt, een handige workflow, heb ik geleerd op een cursus Getting Things Done. Ik heb van die methode een simpele, voor mijzelf werkende versie afgeleid en het komt op het volgende neer:

Ik heb nog maar vier labels in Gmail:

  1. Te doen. Dit label heb ik rood gemaakt en plak ik op e-mails die z.s.m. afgehandeld moeten worden.

  2. Wachtend op. Dit label is oranje en plak ik op e-mails die ik verzend en waar ik een antwoord op moet krijgen.

  3. Misschien later. Dit label is geel en plak ik op e-mails die geen haast hebben en die ik als het wat rustiger is op m’n gemak kan afhandelen.

  4. Leuk voor thuis. Dit label is groen en plak ik op e-mails van nieuwsgroepen of mailing lists die ik interessant vind om te lezen.

De mails die geen label krijgen verdwijnen zonder genade in de grote Gmail vergaarbak: “Alle berichten”. Daarnaast gooi ik nooit meer iets weg, dan hoef ik daar namelijk niet meer over na te denken.

Dit systeem werkt voor mij uitstekend. Ik zie in één blik wat er nog moet gebeuren. Het geeft een goed gevoel om “Te doen” mailtjes weg te werken en omdat ik nooit meer wat weggooi kan ik er gerust op zijn dat ik met de Gmail zoekmachine alles weer terug kan vinden, mocht dat nodig zijn. Misschien is deze methode ook iets voor jou.

Tip: Kijk hier eens voor handige zoekopdrachten in Gmail: http://goo.gl/ZbfvfU

Recent
Archief
Volg ons
  • Twitter Basic Square
  • Google+ Basic Square

Nieuwsbrief

Aanmelden

 

© 2015, Everclouds - Postbus 832, 3500 AV Utrecht - Telefoon: 030-236 8992 - e-mail: info@everclouds.nl  

Everclouds is een handelsmerk van Everminds BV. KvK: 30203136, BTW: NL814499387B01 

GOOGLE is een handelsmerk van Google inc.

  • LinkedIn Social Icon
  • Wix Twitter page
  • Wix Google+ page
  • Facebook Classic