Samenwerken met Google Apps

In het artikel kosten besparen hebben we laten zien dat cloud computing met behulp van Google Apps veel goedkoper kan zijn. Net zo belangrijk is echter hoe efficient je medewerkers met de cloud applicaties kunnen werken en of ze de overgang naar cloud applicaties wel zullen accepteren.

Als je manager van een afdeling of directeur van een bedrijf bent zul je wel weten hoe moeilijk het is om medewerkers enthousiast te maken voor een verandering die je in gedachten had. En dat het een stuk makkelijker wordt als je kunt aantonen dat ze zelf veel voordeel kunnen halen uit de nieuwe manier van werken.

Deze case is een goed voorbeeld van voordeel dat je kunt halen uit cloud computing met Google Apps.

De interne nieuwsbrief

Een handelsbedrijf uit Amsterdam heeft 900 medewerkers in dienst, verspreid over 14 vestigingen in de hele Benelux. De afdeling communicatie bestaat uit zes personen. Vier communicatie-adviseurs, een fotograaf annex filmmaker en een manager. Een van de taken van deze afdeling is het maandelijks uitbrengen van een nieuwsbrief die wordt verspreid onder de 900 medewerkers van het bedrijf.

Elke maand is het altijd weer lastig om de nieuwsbrief op tijd de deur uit te krijgen. De afgenomen interviews moeten worden goedgekeurd door de geïnterviewden, de foto’s moeten worden uitgezocht en de geschreven artikelen moeten worden bekeken door een heel regiment managers. De artikelen worden meestal per email aan de betrokken personen verstuurd. Soms worden ze ook uitgeprint of worden de betrokken personen gebeld en gevraagd naar hun mening. Tijdens dit hele proces heeft niemand van de afdeling communicatie een compleet overzicht van het hele proces. Dit leidt elke maand weer tot frustratie en stress.

De manager heeft dit een poos aangezien en na een tip van een van z’n medewerkers besloten om voor zijn afdeling Google Apps aan te schaffen. Een kleine investering. Google Apps kost slechts 40 Euro per jaar per gebruiker. voor z’n hele afdeling inclusief hemzelf dus maar 240 Euro.

Besloten wordt om alleen de onderdelen GMail en Google Docs van de Google Apps suite te gaan gebruiken. Het proces van het maken van de nieuwsbrief gaat nu als volgt:

• Aan de systeembeheerder werd gevraagd om de bedrijfsmail van de medewerkers door te sturen naar hun Gmail adressen. De medewerkers kunnen nu email ontvangen en versturen met GMail onder hun eigen bedrijfsemail-adres.
• In Google Docs werden mapjes aangemaakt. Voor elke nieuwsbrief één mapje.
• De redactieleden schrijven nu hun artikelen en interviews in de Google tekstverwerker. Dat gaat heel gemakkelijk want de tekstverwerker van Google werkt net zoals MS-Word waarmee ze vroeger werkten. De artikelen worden opgeslagen in het mapje van de betreffende nieuwsbrief. De fotograaf uploadt zijn foto’s ook naar het mapje.
• Een van de redactieleden weigert om met de Google tekstverwerker te werken. Hij kan er maar niet aan wennen. Besloten wordt om hem gewoon te laten werken met MS-Word zoals hij was gewend. Hij laadt zijn Word documenten simpel op via z’n browser en deze documenten worden automatisch geconverteerd naar het formaat dat Google Docs gebruikt.

Alle media, foto’s, documenten en artikelen staan nu bij elkaar in de cloud. De volgende stap is het goedkeuren van deze documenten door een scala van personen, binnen en buiten het bedrijf.
Dit regelt de eindredacteur als volgt:

• Bij elke document of foto geeft hij aan met wie dit document gedeeld moet worden. Dit kan door emailadressen aan het document toe te voegen. Deze personen ontvangen automatisch een email met een link naar het artikel of foto.
• Door op de link te klikken wordt het bestand geopend in de browser en kan de persoon het artikel lezen en als hij daarvoor gemachtigd is, zelfs wijzigingen aanbrengen. Het document wordt niet verstuurd en blijft veilig op z’n plaats in de cloud. Alle wijzigingen worden bijgehouden en opgeslagen.
• De eindredacteur kan nu exact volgen wie het document heeft gelezen en kan eventuele opmerkingen verwerken. Op elk moment weet hij wat de status is van de nieuwsbrief!
• Na deze fase deelt hij de documenten met de interne drukkerij van het bedrijf en voor hem is daarmee de kous af. De nieuwsbrief wordt opgemaakt, gedrukt en verzonden naar de medewerkers.

Later wordt besloten om alle artikelen te laten staan in de cloud. Er is genoeg opslagruimte en alle artikelen en foto’s zijn nu doorzoekbaar voor de afdeling met behulp van de krachtige Google zoekmachine. Een groot bijkomend en waardevol voordeel.

Al met al is de afdeling communicatie erg enthousiast en gaan ze Google Apps gebruiken voor veel meer taken binnen hun afdeling.